Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

Большинство людей, вероятно, сталкивались с проблемами на работе, когда разные отделы или сотрудники не могут действовать согласованно. Это часто связано с неполадками внутри компании и может серьезно подорвать эффективность бизнес-процессов. Как можно решить эти проблемы внутри коллектива и какие инструменты следует применять для этого? Почему создание единого информационного пространства является настолько важным условием для успешной и эффективной деятельности организации? В данной статье мы постараемся разобраться в этих вопросах.

Что такое коммуникации персонала в организации?

В каждой компании взаимодействие между сотрудниками является неотъемлемой частью ее функционирования. Поэтому, не удивительно, что многие организации организуют отдельных специалистов по информационному обеспечению, ведь процесс коммуникации играет важную роль.

Цель всех внутренних коммуникаций в организации – наладить связь между руководством и сотрудниками, построить эффективное сотрудничество между коллегами и обеспечить четкий обмен информацией, чтобы предотвратить потери времени и данных. Кроме того, важно, чтобы взаимодействие между сотрудниками было в равных условиях – то есть и сверху вниз и снизу вверх. Это важно для разработки стратегии компании, а также для создания командного духа и повышения уровня лояльности. Если связь между работниками и отделами отсутствует, то решение любых вопросов будет затруднено, что может привести к конфликтам и недопониманию.

Эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям из Америки подсчитали, что на более чем 90% удовлетворенность и лояльность к работе зависят именно от качества взаимоотношений внутри компании. При здоровых коммуникациях коллектив работает более эффективно, а при их отсутствии возникает внутреннее напряжение, что может приводить к появлению конкуренции между разными направлениями.

Но не только для компаний с большим штатом, но и для небольших организаций необходима настроенная связь между сотрудниками. Ведь даже для стартапа, в котором работают всего 3-4 человека, взаимодействие необходимо, чтобы каждый работник знал, что уже сделано, что собираются делать, как продвигается все дело в целом и что требуется от него лично. Организация связи в таком случае не составляет труда – обычно этим занимается общий чат в мессенджере и регулярные собрания.

Особенно важна связь в коллективе, где значительная часть сотрудников работает удаленно или в полевых условиях. В этой ситуации необходимо уделять внимание горизонтальным коммуникациям, которые позволят сотрудникам поддерживать связь с руководством, а также взаимодействовать с коллегами.

Если не заботиться о внутрикорпоративных связях, то они могут развиваться сами по себе. Но это не всегда ведет к желаемым результатам. Если все вопросы обсуждаются у кулера или в частной переписке, если ответственные сотрудники не имеют ясной организационной структуры, а обсуждение политики компании основывается на слухах – невозможно рассчитывать на успешную работу организации.

Стратегия формирования единого информационного пространства может помочь повысить лояльность работников через внутренние коммуникации. Хотя внутренний и внешний PR имеют общие черты, эффективные методы компании в общении с внешним миром могут быть неэффективными, когда речь идет о взаимодействии с персоналом.

Следующие задачи могут стать частью стратегии формирования единого информационного пространства:

• Преодоление коммуникативных барьеров, как по вертикали, так и по горизонтали, чтобы можно было достичь взаимопонимания на всех уровнях.
• Получение обратной связи от персонала компании, показав каждому члену, что его мнение имеет значение и сотруднику предоставляются удобные инструменты для предоставления такой информации и быстрой обратной связи.
• Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании.

Одна из главных задач корпоративной коммуникации заключается в формировании людей, думающих вслед за компанией. Если такой подход не используется, возможны репутационные проблемы. Бывают критические моменты и конфликтные ситуации в работе любой организации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы. Также важно предоставить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Так какие же инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач?

Информационное обеспечение персонала является ключевым аспектом управления коммуникациями внутри организации. В целях обеспечения эффективных коммуникаций можно использовать различные инструменты, которые можно объединить в несколько типов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Они включают в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы, газеты, порталы с систематизированной базой знаний и различные внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению компании понимать, чего хотят исполнители. Они включают формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.

Коммуникативные инструменты направлены на личное взаимодействие сотрудников, поскольку обмен рабочей информацией не всегда достаточен для построения крепкого коллектива. Они включают в себя корпоративные мероприятия и соревнования, а также различные тренинги и семинары.

Организационные инструменты используются для обеспечения успешной деятельности компании. Они включают проведение собраний, совещаний, планерок, а также выступления руководства и внедрение корпоративных стандартов.

Эти задачи можно решать по отдельности, но существуют инструменты, которые объединяют все функции коммуникаций внутри организации. Один из примеров таких инструментов - корпоративная социальная сеть.

Корпоративная соцсеть позволяет сотрудникам делиться новостями и проводить эффективную коммуникацию друг с другом. Она содержит групповые и личные чаты, позволяет объединяться по интересам и устраивать совместные мероприятия, а также получать консультации от других сотрудников в режиме реального времени. Кроме того, корпоративная соцсеть способствует личным связям между сотрудниками.

Корпоративные социальные сети становятся все более популярными, так как являются простыми, удобными и гибкими. Они заменяют традиционные корпоративные порталы и сайты, поскольку являются более понятными и знакомыми для пользователей.

Фото: freepik.com